У многих владельцев малого бизнеса этот вопрос сейчас в тренде. В краткой форме дам алгоритм выхода из этой затратной ситуации, которая в огромных количествах съедает время и нервы бизнесмена.
Разрастающаяся операционка появляется не вдруг, она нарастает постепенно, примерно так же как развивается серьезное заболевание. Сначала появляются слабые симптомы и недомогание, в ответ человек собирается и волевым усилием их преодолевает. Только бесследно они не проходят, а через некоторое время возвращаются и постепенно перерастают в периодически проявляющиеся неприятные состояния в виде скачков давления, нарушения пищеварения или головных болей. Тогда начинается процесс самолечения и в целях оздоровления люди пьют травки, таблетки или БАДы, начинают занятия йогой или какими оздоровительными практиками. А иногда списывают свое изменившееся состояние на переутомление и устраивают себе дни полноценного отдыха. Только все их усилия не решают возникшую в организме проблему, и со временем, она разрастается до критических размеров и валит людей с ног.
Ровно так и в бизнесе. Гигантская операционка это симптом, предупреждающий о болезни всей бизнес организации. Она требует от руководителя увеличения времени на организацию работ, но как показывает практика, это не решает проблему, а постепенно гробит нервы руководителя. И чем с большей энергией он разруливает вопросы, тем в большем объеме они растут и требуют все больше времени.
Анамнез заболевания «непомерно разросшаяся операционка».
Первые проявления этого заболевания появляются одновременно с возникновением первых работников. Сотрудники что-то делают не так, как положено или делают не все, что должны были сделать и руководителю приходится контролировать их. И чем больше подчиненных у него появляется, тем больше времени уходит на контроль их деятельности и разрешение конфликтов, регулярно возникающих между ними в процессе работы. Это утомляет и раздражает, потому что руководитель понимает, что если бы вместо наемных сотрудников работали бы его клоны, то таких проблем бы не возникало.
Объяснить, показать как сделать работу правильно, дать дополнительное конкретное задание исполнителям или напинать бестолковых и ленивых – вот нехитрый набор, который является естественной реакцией руководителя. И еще контроль, контроль, контроль. Именно из этого материала и состоит типичная операционная деятельность бизнесменов, от которой они так хотят избавиться.
Причина разрастания операционки
Проблема заключается в том, что бизнесмен поменял свою профессию. Одновременно с наймом сотрудников он из специалиста превратился в руководителя и никак не поймет, что обрел другую специальность. Если в своем профессиональном деле он был мастером и легко мог бы на любом рабочем месте легко работать лучше, чем его наемные работники, то в области организации труда и управления людьми он оказывается новичком. Болото операционки это явный признак управленческой некомпетентности.
Объяснять, уговаривать, разбираться кто допустил оплошность или наказывать всех без разбора означает только множить проблему. Именно таким путем руководители приходят в тупик и тонут в операционке.
Решения
Но из любого тупика есть выход – он всегда расположен в том месте, где вход. Нужно убирать причины, породившие операционку. А их всего две:
- Наемные работники не знают, что именно они должны делать, а что является не их обязанностью
- Наемные работники знают, что именно они должны делать, но не хотят
Зато лекарство одно — нужно выстроить бизнес процессы, даже если компания состоит из трех- пяти человек.
Если бизнесмен не установил бизнес процессы, то наемные работники самостоятельно создадут порядок исполнения работ, но уже с учетом своих личных интересов и удобств.
А интерес не всех людей, но у большинства звучит так: Как бы мне поменьше напрягаться и при этом побольше получать. Значит, если бизнес-процессов нет, то сообразительный исполнитель обязательно найдет пути решения своей задачи.
В результате часть его работ останется не сделанной, а ответственность за это будет переложена на менее сообразительных сотрудников. Со временем с него возьмут пример остальные, народ у нас сообразительный, и возрастание объема операционки неизбежно.
Создайте, а затем добивайтесь соблюдения бизнес процесса и объем операционки растает как снег на летнем солнце.
Нежелание сотрудников работать по готовому бизнес процессу объясняется так же двумя причинами:
- Бизнес процесс нереальный, в нем очень сложно или даже невозможно эффективно работать. Собственнику просто нужно приблизить его к реальным возможностям квалификации персонала и оборудования.
- Выгоды от нарушения бизнес процесса больше, чем санкции. Нагоняй и депремирование работники готовы терпеть, как неизбежную расплату за свою произвольную деятельность.
Нужно проработать систему мотивации и дело пойдет на лад.